12 tips voor de optimale ondersteuning van jouw event met marketing automation

Geschatte leestijd: 7 minuten (Geen tijd? Stuur dit artikel per e-mail)
2 mei 2018

Je event staat voor de deur, maar hoe zorg je ervoor dat de inschrijvingen binnenlopen? Wist je dat marketing automation je kan helpen om meerdere stappen vooruit te zetten? Het automatiseren van je (e-mail)marketingprocessen helpt bijvoorbeeld bij het werven van het juiste aantal bezoekers. Maar ook op de dag zelf verloopt je event gestroomlijnd. Hoe dat werkt? Ik leg het je (naast 12 inspiratietips) uit.

Tips voor organisatoren van evenementen

Wist je trouwens ook dat leadscoring betekenisvol is voor je event en dat marketing automation ook toegevoegde waarde creëert voor exploitanten en standhouders? Hoe dat werkt, leg ik je uit nadat ik je eerst 12 inspiratietips geef.

1. Stuur een persoonlijke uitnodiging per e-mail naar verschillende (klant)groepen

Het is bewezen dat een persoonlijke benadering via e-mail het open-ratio – en dus ook het aantal inschrijvingen – verhoogt. Segmenteer je database en stuur op basis daarvan een passende, persoonlijke e-mailuitnodiging (of een save the date) naar verschillende groepen.

Verhoog het open-ratio van je persoonlijke uitnodiging met een conditionele onderwerpregel (een persoonlijke, relevante onderwerpregel binnen één e-mail) en conditionele content. Maak de uitnodiging nóg persoonlijker door een mail te sturen vanuit de naam van bijvoorbeeld de accountmanager (je ziet de naam van de accountmanager in je inbox) en plaats ook automatisch een persoonlijke groet van de accountmanager onderin.

 

2. Plaats het event met één klik in een agenda

Vaak open je een e-mail, maar klik je deze meteen weer weg. Je kunt genodigden het event meteen laten toevoegen aan hun iOS-, Outlook- of Gmail-agenda. Dat kan bovenin de e-mail of door het plaatsen van een ‘zet dit event meteen in mijn agenda’-functie achter een button.

Plaats het event met één klik in een agenda

3. Complete informatie bij de inschrijfprocedure

Door een simpel inschrijfproces in te richten via een landingspagina met een inschrijfformulier daarop, beheer je de inschrijvingen gemakkelijk en automatisch. Vraag direct de benodigde informatie (maar dat is in het kader van de GDPR niet meer dan nodig) en voorkom dat je met een onvolledige lijst wordt geconfronteerd. Verrijkte profielgegevens als het mobiele nummer, ervaringsniveau, dieetwensen en interesses, kun je gebruiken om de vervolgcommunicatie te personaliseren.

4. VIP-tickets weggeven

Stel dat je 10 gratis VIP-tickets wil weggeven aan de snelsten, dan kun je dit perfect regelen met marketing automation. Stuur de eerste tien mensen automatisch een VIP-ticket of geef bijvoorbeeld de eerste 100 mensen 10 procent korting en stuur hen automatisch een kortingscoupon toe.

5. Automatisch inschrijvingen beheren

Je kunt door marketing automation gemakkelijk het aantal inschrijvingen automatisch beheren. Als het maximaal aantal inschrijvingen bereikt is, wordt automatisch de inschrijfmogelijkheid stopgezet en wordt een andere variant van jouw landingspagina getoond.

6. Maximaliseer de opkomst door automatische e-mails

Stuur een enthousiaste e-mail ter bevestiging als iemand zich heeft ingeschreven en stuur (automatisch) een e-mail ter reminder aan de niet-ingeschreven personen. Zo kun je ook automatisch een e-mail versturen als er nog maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar is. Voeg een RSS-feed toe om eenvoudig het laatste nieuws te genereren in de e-mail en/of creëer urgentie in aanloop naar het event door de inzet van een countdown timer.

Vergeet ook de automatische bedanke-mail na het evenement niet, waarin je bijvoorbeeld presentaties of een enquête over het event kunt meenemen. Stuur ook een e-mail naar de mensen die niet geweest zijn en laat hen weten wat ze gemist hebben.

Voorbeeld van een countdown timer

Voorbeeld van een countdown timer

7. Haal niet-ingeschrevenen alsnog over

Naast de standaardbevestiging-, reminder- en bedankmail, kun je ook een e-mail sturen naar genodigden die je e-mail hebben geopend, maar niet geklikt hebben. Volg bezoekers die je inschrijfpagina bezocht hebben (maar zich niet hebben ingeschreven) alsnog op met gepersonaliseerde opvolgmails.

Zijn bezoekers begonnen met inschrijven, maar toen alsnog afgehaakt? Zet dan het abandoned shopping cart-principe in om de bezoekers alsnog over te halen tot inschrijving. Hoe dit werkt? Hetzelfde als wanneer je een bestelling plaatst bij een online winkel. Heb je je e-mailadres ingevuld en de bestelling geplaatst, maar verlaat je je winkelwagentje voortijdig? Dan krijg je automatisch een e-mail met daarin een aantrekkelijke aanbieding of herinnering. Zo trek je mensen alsnog over de streep zich in te schrijven voor je event.

8. De aanloop naar je event: tips van de sluier

Ontwikkel een flow voor ingeschrevenen en niet ingeschrevenen. Zorg dat bezoekers op de hoogte blijven van het event door hen stapsgewijs het programma, tipjes van de sluier en andere relevante informatie toe te sturen. Op deze manier blijft de bezoeker continu betrokken bij het evenement.

9. Een persoonlijke QR-code voor de juiste, gepersonaliseerde vervolgcommunicatie

Stuur mensen vlak voor het event een persoonlijk toegangsticket per e-mail, dat ze bij de ingang kunnen laten zien op hun mobiel. Plaats daar een persoonlijke QR-code op en stel automatische berichten in, zoals een welkomstmail of sms, een e-mail met het naslagwerk of een feedbackformulier.

Voorbeeld van een persoonlijk e-ticket

Voorbeeld van een persoonlijk e-ticket

De dag van het event is aangebroken…

Eindelijk, het event waar je al zolang naartoe hebt geleefd gaat van start.

10. De organisatie op de werkvloer afgestemd op het juiste aantal bezoekers

Scan de QR-code op het ticket. Zo ontvangen gasten die gescand zijn niet alleen meteen een opvolgmail (of sms), zoals een presentatie, herinnering of korting voor nieuwe evenementen. Doordat je precies weet wie er binnen is, kan je organisatie ‘op de werkvloer’ ook precies afgestemd worden op het aantal bezoekers dat er daadwerkelijk binnen is.

11. Verminder het aantal no-shows door een opvallend sms’je

Sms is weer helemaal terug. Sms heeft een gemiddelde open-ratio van 99% en 90% van de sms’jes wordt gelezen binnen 3 minuten. Sms heeft daarnaast dubbele klikfrequenties van ongeveer 19%.

Sms ter herinnering. Zo kun je het percentage ‘no-shows’ verminderen en geef je jouw bezoekers optimaal gepersonaliseerde aandacht. Stuur hen op de dag zelf sms’jes over bijvoorbeeld hoe laat welke sessie plaatsvindt, wanneer het tijd is om te lunchen, over dat de special guest gearriveerd is of stuur hen een grappig berichtje dat verrast. Let wel op: less is more ;).

12. Lead scoring

Lead scoring – marketing automation op een hoger level – kan ook een heel interessante bijdrage leveren aan je evenement. Lead scoring gaat als volgt: door waardes toe te kennen aan opens en kliks, wordt per abonnee een score bijgehouden. Op basis van deze scores stel je de gewenste acties in. Zo kun je een abonnee bijvoorbeeld automatisch aan een nieuwsbriefcampagne toevoegen om zo de abonnee verder te kunnen kwalificeren.

Na het kwalificeren kun je leads opvolgen. Leads die nog niet klaar zijn voor aankopen worden warm gehouden door middel van lead nurturing. Lead nurturing zorgt ervoor dat je contact onderhoudt door relevante content te sturen. Op deze manier blijf je als organisatie in het vizier met als doel om op een later moment in te spelen op de actuele koopinteresse.

Analyse van leads op je website

De analyse van welke pagina’s je leads op je website bezocht hebben, geven je sales een goed inzicht in de producten of diensten die je bezoekers interesseren of in welke fase van de buyer journey ze zich bevinden. Je weet daardoor ook welke onderwerpen interessant zijn voor je event.

Dat leidt tot efficiëntere gesprekken tijdens het event en na het event kan vanuit de salesafdeling extra informatie terugstromen, waardoor je deze leads beter kunt opvolgen met marketing automation-programma’s. Hoog bijvoorbeeld alle inschrijvers voor je evenement op met 10 punten en ken 20 punten toe aan iemand die daadwerkelijk is geweest.

Leuk idee: verras een lead die 100 punten behaald heeft eens met een leuk cadeau.

Punten toekennen aan leads op je evenement

Exploitant

Ook als exploitant kan marketing automation je op een goede manier ondersteunen. Als je als exploitant optimale dienstverlening wil bieden, is het automatiseren van processen een heel goede zet. Stuur bijvoorbeeld standaard e-mails aan exposanten over alle zaken die komen kijken bij een beurs (pinapparatuur, stroom, awards enzovoorts). Daarnaast kun je via deze weg ook extra, ondersteunende services aanbieden en standhouders op zaken attenderen.

Een voorbeeld van een extra service is bijvoorbeeld een klantomgeving. Via de klantomgeving kunnen exposanten hun relaties per e-mail gemakkelijk uitnodigen middels een (grotendeels) vooraf ingevulde mailing in de juiste huisstijl. Dit leidt tot uniformiteit en professionaliteit.

Daarnaast leidt het in de meeste gevallen tot meer voor-registraties voor beurzen en een tijdsbesparing voor de salesmedewerkers, die niet meer alles één-op-één hoeven te bespreken.

Standhouder

Niet alleen als organisator, ook als standhouder heb je baat bij de inzet van marketing automation. Koppel een formulier op je tablet (dat mensen invullen naar aanleiding van een activatie) aan je marketing automation-systeem. Volg deze mensen gemakkelijk en automatisch op. Zet gemaakte afspraken gemakkelijk in je systeem via een apart formulier dat je koppelt aan je e-mailsoftware/je database.

Geïnspireerd geraakt? Hieronder nog even een korte recap/stappenplan voor de organisatoren:

  • Bepaal de doelgroep voor je evenement en het maximaal aantal inschrijvingen. Reken bij een gratis evenement altijd op een percentage no shows van 30 tot 35 procent.
  • Genereer een lijst van genodigden, bijvoorbeeld uit je CRM.
  • Stuur iedereen een passende uitnodiging en zet conditionele content in. Partners kun je met andere content overtuigen dan klanten. Werk met een agendafunctie, zodat mensen het event meteen in hun agenda kunnen zetten.
  • Zet een landingspagina op met een formulier waarin mensen alle benodigde gegevens kunnen achterlaten (bijvoorbeeld dieetwensen, wel/geen lunch, etc.).
  • Denk ruim van tevoren na over welke berichten je wanneer wil versturen, welke content je daarvoor nodig hebt en werk de communicatieflows (één voor aanwezigen en één voor genodigden die zich nog niet hebben aangemeld) vast uit. Dit scheelt je veel ad hoc-acties voorafgaand aan het evenement.
  • Gebruik de verrijkte gegevens uit je formulier (elk gegeven wordt een databaseveld) om vervolgcommunicatie te personaliseren.
  • Stuur een persoonlijk toegangsbewijs met bijvoorbeeld een QR-code. Stuur de aanwezigen een welkomstbericht (bijvoorbeeld sms) en zorg ervoor dat de organisatie op de vloer is afgestemd op jouw aantal bezoekers.
  • Communiceer op basis van de gescande QR-codes ook na het evenement. Stuur automatisch presentaties of bijvoorbeeld een vragenlijst over het event na. Stuur ook de mensen die niet aanwezig waren relevante content na, zodat het voor hen extra aantrekkelijk wordt een volgende keer wél te komen.
  • Last but not least: vergeet ook je profile scoring niet mee te nemen in je eventstrategie. Bepaal vooraf welke acties en/of interesses voor jou belangrijk zijn en score!

Ik denk dat deze praktische tips je zeker helpen bij het nóg beter inzetten van je marketing automation-software tijdens je evenement. Ik wens je alvast veel succes!

Evenementen waar je Webpower vindt

Ook wij organiseren en bezoeken graag evenementen, waar we je graag ontmoeten. Wil je weten waar? Bekijk hier op welke evenementen Webpower aanwezig is.

Deel dit artikel

Vragen over dit artikel?