Event marketing (automation): bespaar tijd, verhoog conversie en verminder stress

(Geen tijd? Stuur dit artikel per e-mail)

Webpower organiseert eens in de zoveel tijd een dag voor relaties en klanten: Webpower YOU. Voor de event marketing rondom het event wordt de Event Manager van Webpower ingezet om zo optimaal gebruik te kunnen maken van de voordelen van marketing automation. De voordelen? Tijdsbesparing, verhoogde conversie en minder stress.

In deze case vertellen we je aan de hand van praktische stappen hoe de inzet van onze Event Manager voor event marketing, leidde tot geslaagde communicatie rondom Webpower YOU.

De take-aways:

  • Genereer persoonlijke QR-codes op tickets: weet wie aanwezig is en stem je vervolgcommunicatie daarop af
  • Denk communicatie-flows rondom je event uit: bespaar tijd en verhoog opkomst en conversie
  • Stel een sluitingsdatum en een limiet voor het aantal aanmelders in
  • In de Event Manager van Webpower kun je gebruikmaken van sms om je klanten voor, tijdens of na het event op een opvallende manier te berichten

Event Manager: de drie basisstappen voor Webpower YOU

Zonder genodigden, een uitnodiging en een aanmeldformulier kon een start met de communicatie rondom het event niet gemaakt worden. Daarom dachten we allereerst na over deze drie basisstappen.

  • Bezoekers: we maakten een lijst van bezoekers die we willen uitnodigen. In ons geval zijn dit nieuwe genodigden en bezoekers die vorig jaar ook geweest zijn. We stellen ook een limiet in voor het aantal aanmelders en een sluitingsdatum in en zorgen ervoor dat ook de afmeldoptie voldoende zichbaar is.
  • Uitnodiging: we denken na over een opvallende uitnodiging. We spreken klanten uiteraard aan met de voornaam en zetten een conditionele onderwerpregel in. We benaderen de bezoekers van vorig jaar op een andere manier dan de nieuwe genodigden. De e-mails werden daarnaast gepersonaliseerd door deze te sturen vanuit naam van de accountmanager van de klant. We maken een kalender-optie in de e-mail, zodat mensen het event meteen kunnen toevoegen aan hun agenda
  • Aanmeldformulier. De belangrijkste call-to-action in de e-mail is het aanmelden voor het evenement via de landingspagina. In het formulier op de landingspagina, waren zoveel mogelijk gegevens al pre-filled, waardoor aanmelden een eitje was. Verrijkte profielgegevens als het ingevulde mobiele nummer, ervaringsniveau, dieetwensen en interesses, zijn gebruikt om de vervolgcommunicatie te personaliseren. Mails over Webpower YOU werden daardoor steeds relevanter en interessanter

Event communicatie optimaliseren: contact-momenten in een flow gieten

Naast de de uitnodiging, dachten we ook op tijd na over de contactmomenten in de toekomst. Welke communicatie zou je als aanmelder het liefste willen ontvangen? Waar word je enthousiast van? We beginnen met het op papier uittekenen van contactmomenten zodat we die daarna in onze Flow Builder in een e-mailflow kunnen gieten.

De vervolgcommunicatie bestaat uit een tip van de sluier over een spreker, info over een nieuwe functionaliteit, de bekendmaking van de locatie en sms’jes als “Hey YOU, we zien je graag morgen op de Hoge Vuurscheweg 11 in Hilversum. Goed nieuws: het wordt lekker weer!” – Het Webpower-team.”

Voor afmelders óf mensen die zich niet aanmelden voor de sluitingsdatum, bedenken we een aparte flow. De mensen die zich nog niet aangemeld hadden, ontvingen een e-mail met een countdowntimer die aftelde tot de deadline van aanmelden. Voor afmelders staat er een jammer-e-mail klaar, waarin we vertellen over andere inspirerende events waar we te ontmoeten zijn.

Event ticket met persoonlijke QR-code

We sturen vlak voor het event een ticket met een persoonlijke QR-code, die we scannen bij de ingang van het evenement. Daardoor weten we precies wie er aanwezig zijn. De aanwezigen ontvangen gedurende de dag twee sms’jes maar ook evaluatie-e-mail en de naslagwerken.

Tijdsbesparing, minder stress en conversieverhoging

De vooraf gestelde doelen zijn behaald met een aanmeldpercentage van 12% (via de landingspagina) ten opzichte van het totaal aantal genodigden. Webpower YOU werd gemiddeld met een 8,5 beoordeeld. Geen verrassing natuurlijk, maar in het eindcijfer is ook het oordeel over de communicatie voorafgaand, tijdens en na het event opgenomen.

Doordat we ruim van tevoren uitdachten wie we wilden aanschrijven, welke berichten we wanneer wilden versturen, welke content daarvoor nodig was, wat we van bezoekers wilden weten en welke pagina’s/formulieren we daarvoor nodig hadden, voelden we ons goed voorbereid en ervaarden we weinig stress.

Doordat de communicatie vooraf uitgedacht en ingesteld was, bespaarde ons dit een hoop tijd, die we konden besteden aan praktische zaken op het terrein. Als klap op de vuurpijl realiseerden we ook nog conversieverhoging, door mensen in de aanloop naar het event per e-mail al warm te maken voor onze nieuwe functionaliteiten. Tijdens Webpower YOU hoefden we alleen nog maar in te koppen 😉

Deel dit Artikel

Op een krachtige manier conversie realiseren?

Schrijf je in voor YOUR Inspiration,
de maandelijkse inspiratie-e-mail van Webpower.
Loop geen relevante tips & tricks mis.