Online event organiseren voor 5 tot 2000+ personen? Lees de case van Spierziekten Nederland.

Geschatte leestijd: 5 minuten (Geen tijd? Stuur dit artikel per e-mail)

Spierziekten Nederland host zo’n 100 evenementen per jaar, georganiseerd door de regio- en diagnosewerkgroepen. Dit zijn onder andere gespreksgroepen en themabijeenkomsten, die bijgewoond worden door groepen variërend van 5 tot 80+ personen. 

Omdat mensen met een spierziekte kwetsbaar zijn, blijft ook de behoefte om te praten en te ontmoeten groot tijdens de Corona-periode. Die behoefte werd misschien zélfs wel groter. Spierziekten Nederland besloot daarom de reguliere evenementen (gespreksgroepen en themabijeenkomsten) in online vorm aan te gaan bieden.

Als klap op de vuurpijl wordt óók het jaarlijkse, nationale Spierziektecongres in september (2000+ kijkers) online georganiseerd. Voor de communicatie en het aanmeldproces van alle events is de Event Manager van Webpower ingezet.

De take-aways:

  • Eén softwaresysteem dat geoptimaliseerd is voor event-communicatie leidt tot meer rust, minder stress en betere resultaten;
  • Event-taken op het gebied van marketing- en communicatie kunnen onderling beter (maar toch data-veilig) verdeeld worden door het gebruiksgemak van Webpower;
  • Werk met een pre-filled formulier per evenement en zet automatisering optimaal in door data-koppelingen;
  • Weinig extra kosten: haal meer uit een (e-mail) marketing automation-systeem dat je tóch al inzet;
  • Automation vereist altijd tijd en een goede voorbereiding, maar die betaalt zich dubbel en dwars terug.

Online event organiseren: hoe werkt het?

Hoe werkt online events organiseren voor Spierziekten Nederland en hoe helpt de Event Manager daarbij? Dat leggen we je hieronder graag uit.

Automatische communicatie per event

Elk event (gespreksgroep, themabijeenkomst etc.) wordt door de medewerkers van het secretariaat aangemaakt in de Event Manager, de Webpower-functionaliteit voor evenementen-communicatie. De medewerkers van het secretariaat bouwen vervolgens per evenement zelf een mini-e-mail-flow in de Flow Builder.

Afhankelijk van het stadium waarin een contact zich bevindt (aanmelder, afmelder, geen reactie) volgt na aanmelding een passende communicatieflow. Een aanmelder ontvangt daardoor automatisch een reeks van vier of vijf e-mails, van uitnodiging, tot herinnering, tot bevestiging en evaluatie.

Event Automation Banner

Optimalisatie aanmeldproces

Via de eerste e-mail in de flow, de uitnodigings-e-mail, komen leden op een landingspagina terecht, die opgemaakt is in Webpower. Daarop staat het programma, dat realtime aangepast kan worden.

Op de landingspagina is een aanmeldbutton geplaatst die linkt naar het event/aanmeldingsformulier in Webpower. Daar zijn de vooraf bekende gegevens per lid al ingevuld. Een ingebouwde check controleert of een aanmelder lid is, want de bijeenkomsten zijn alleen voor leden.

De events die in Webpower zijn aangemaakt, verschijnen ook op de website van Spierziekten. Door middel van een data-koppeling tussen het CMS en Webpower, verloopt de automatisering optimaal en wordt veel handwerk voorkomen.

Aanmeldformulier Spierziekten

Automatisch betalingen checken

Heeft iemand zich wel  ingeschreven, maar nog niet betaald? Dan krijgt diegene automatisch een herinneringse-mail. Pas na betaling komt een aanmelder in de flow voor definitieve aanmelders.

Wederom zorgt een data-koppeling, ditmaal de datakoppeling tussen Webpower en het betalings-systeem Sisow (via API) ervoor dat betalingen automatisch gecheckt worden. Daardoor hoeft er geen handwerk verricht te worden door het secretariaat omtrent het checken van betalingen.

Professionele uitstraling, maar voor iedereen werkbaar

Omdat het secretariaat samenwerkt met vrijwilligers die events aandragen, maakt het secretariaat de uitnodigingen op. Daarom zijn er verschillende e-mailtemplates opgemaakt. De uitstraling blijft daardoor passend, maar iedereen kan ermee werken en op elk device is de uitnodiging optimaal zichtbaar.

Door de automatisering is de druk weg. We kunnen de tijd nu besteden aan last-minute zaken, waar je áltijd mee te maken krijgt rondom een event

Data-veiligheid

Data-veiligheid is voor Spierziekten Nederland belangrijk. Door de handige rollen en rechten-functionaliteit, kan het secretariaat alleen bij de data en functionaliteiten die nodig zijn voor het aanmaken van een event. De regiomanagers, die het event vervolgens organiseren, kunnen door deze functionaliteit alleen bij gegevens die nodig zijn voor de organisatie (bijvoorbeeld deelnemerslijsten).

Zéér positieve resultaten:

De inzet van de Event Manager leidt tot mooie resultaten:

  • Minder stress en druk door voorbereidend werk voor geautomatiseerde communicatieflows;
  • Meer tijd voor zaken die op het laatste moment komen en waar je áltijd mee te maken hebt rondom een event;
  • Betere taakverdeling door de gebruiksvriendelijkheid en data-veiligheid van Webpower;
  • Geen (onverwachte) kosten: de licentie voor het (e-mail) marketing automation-systeem wordt toch al betaald;
  • Hogere opkomst door efficiënte communicatie.

Het online Spierziektecongres: meer dan 2000 kijkers

Het grootste evenement van Spierziekten is het jaarlijkse, Nationale Spierziektecongres in Veldhoven. Het vindt altijd plaats in september en wordt gewoonlijk bezocht door zo’n 1700 personen (leden en betrokkenen).

Dit jaar moét het event online plaatsvinden en dat bracht verschillende uitdagingen met zich mee op het gebied van communicatie en organisatie. De inzet van – en ervaring met – de Event Manager zorgden voor een optimale voorbereiding en communicatie.

Per programma-onderdeel gepaste communicatie

Om de communicatie en “online aanwezigheid” optimaal te laten verlopen, werden de 22 diagnoseprogramma’s in het kader van event automation beschouwd als 22 mini-events. Elk programma-onderdeel bestaat vervolgens uit 3 event-modules, die verspreid over 3 weken plaatsvinden: een video-presentatie, een webcast/zoommeeting met experts en gezamenlijk online napraten via een zoom-meeting. Om de online aanwezigheid te optimaliseren, is het van belang optimaal te communiceren rondom de aanmelding voor een diagnose-programma. Dit leidde tot 44 mini-flows in Webpower.

Welke e-mails worden er per diagnose-programma verstuurd?

  • 1 e-mailflow voor aanmelding: uitnodiging en herinnering;
  • 1 e-mailflow na aanmelding: definitieve bevestiging aanmelding, herinnering en link voor module 1, herinnering en link voor module 2, herinnering en link voor module 3 en een evaluatie-e-mail.

E-mailflow diagnoseprogramma Spierziektecongres

De resultaten: meer aanwezigen

Er zijn op dit moment al meer aanmeldingen dan voor het offline, reguliere congres. Daar heeft de communicatie zeker aan bijgedragen, maar ook het feit dat het gratis is en online plaatsvindt (geen reistijd etc.) spelen daarin mee.

De definitieve resultaten moeten uiteraard in/na september bekeken worden, maar tot nu toe is het volgende al bereikt:

  • Het online event bereikt andere doelgroepen: door het wegvallen van reistijd en het feit dat het reguliere congres vermoeiend kan zijn, melden zich andere doelgroepen aan dan normaal;
  • Eind augustus 1000 + aanmeldingen: iedere aanmelding kijkt met minstens 2 personen mee, dus dit betekent dat meer mensen dan gewoonlijk het programma bijwonen;
  • Automation-flow (e-mails met reminder/link kort voor de start van een diagnose-programma) draagt verwacht bij aan een zo optimaal mogelijke online opkomst.

Na september wordt het Spierziektecongres intern geëvalueerd en mogen ook leden een evaluatieformulier invullen. Dan zullen we meer resultaten met je delen!

E-mail marketing automation inzetten voor (online) events?

Bekijk de Event Manager

Download Starters Guide Event Automation

 

 

Deel dit Artikel

Op een krachtige manier conversie realiseren?

Schrijf je in voor YOUR Inspiration,
de maandelijkse inspiratie-e-mail van Webpower.
Loop geen relevante tips & tricks mis.