Organiseer een geslaagd evenement met een zo hoog mogelijke opkomst en effectieve communicatie

Geschatte leestijd: 3 minuten (Geen tijd? Stuur dit artikel per e-mail)

Webpower organiseerde voor het eerst een gebruikersdag voor haar Nederlandse gebruikers. Maar kun je 10, 100 of 200 aanmeldingen verwachten? Hoe organiseer je alles rondom het evenement én zorg je voor een aansprekend programma?

Het doel was dat gebruikers naar huis zouden gaan met meer kennis van het team, het platform en de mogelijkheden. Er was daarnaast een doel gesteld voor een minimaal aantal te werven bezoekers, tijdens dit gratis bij te wonen evenement in het theater.

Waar begin je?

Met de doelen in het achterhoofd is er een interne brainstorm georganiseerd met collega’s van marketing, sales, support en development. Alle ingebrachte ideeën zijn teruggebracht naar een programma, een communicatieflow en een actielijst.

Snel en efficiënt communiceren

Voor een hoge opkomst is een tijdige aankondiging noodzakelijk, maar het idee voor dit evenement is pas 10 weken voor de datum ontstaan. Daarom was snel en efficiënt communiceren vereist. Er is allereerst een herkenbaar beeldmerk voor het evenement gemaakt. Gelijktijdig is er een definitieve lijst samengesteld met Nederlandse Webpower-gebruikers die actief werken met het platform. Deze lijst van gebruikers is geverifieerd bij het salesteam en daarna verrijkt met gegevens, zoals de accountmanager van de gebruiker. Daarna is per e-mail een uitnodiging verstuurd naar de definitieve lijst.

Persoonlijke communicatie door profielverrijking

De e-mails werden gepersonaliseerd – bijvoorbeeld door gebruikers in de e-mail aan te spreken met hun voornaam – en gestuurd vanuit de accountmanager van de gebruiker. De belangrijkste call-to-action in de e-mail is het aanmelden voor het evenement via de landingspagina. Verrijkte profielgegevens als het ingevulde mobiele nummer, ervaringsniveau, dieetwensen en interesses, zijn gebruikt om de vervolgcommunicatie te personaliseren. Mails over het evenement werden daardoor steeds relevanter en interessanter. De vervolgcommunicatie bestaat uit updates over de voortgang van het evenement met het definitieve programma, een tip van de sluier, de bekendmaking van de locatie, hun ticket met persoonlijke QR-code en sms-berichten rondom de Webpower Gebruikersdag.

De countdown…

Gebruikers die zich (nog) niet hebben aangemeld, krijgen uiteraard andere e-mails. Waar aanmelders een countdown-teller zien die aftelt naar het evenement (om ze enthousiast te houden), kregen niet-aanmelders een counter te zien die aftelt naar de deadline van aanmelden. Zo werd een gevoel van urgentie tot aanmelden opgewekt.

Marketing automation rondom het evenement

Het ticket van elke aanmelder bevat een persoonlijke QR-code, praktische informatie rondom de locatie van het evenement en gepersonaliseerde inhoud, bijvoorbeeld met informatie over de opgegeven dieetwensen. Bij binnenkomst werd de QR-code op het persoonlijke ticket in de e-mail gescand. Zo wordt niet alleen geregistreerd welke aanmelders er zijn, maar ook kun je automatisch een welkomst-sms sturen naar de aanwezigen. Gedurende de dag ontvingen gasten vaker een gepersonaliseerde sms, zoals een herinnering aan een sessie.

“Verrijkte profielgegevens als het mobiele nummer, ervaringsniveau, dieetwensen en interesses, zijn gebruikt om de vervolgcommunicatie te personaliseren. Mails over het evenement en ook het programma, werden daardoor steeds relevanter en interessanter (Greke Janssen, marketing manager Europe).”

Belangrijkste les

Denk ruim van tevoren uit wie je wilt aanschrijven, welke e-mails en overige berichten je wanneer wilt versturen, welke content je daarvoor nodig hebt, wat je van bezoekers wilt weten en welke pagina’s/formulieren je daarvoor nodig hebt. Werk de communicatieflow uit en zet alle mails vast klaar. Tijd besteden aan de e-mails hoeft voorafgaand aan het evenement dan niet meer nodig te zijn, waardoor je je kostbare tijd kunt besteden aan andere zaken.

Positief resultaat

De vooraf gestelde doelen zijn behaald met een aanmeldpercentage van 12% (via de landingspagina) ten opzichte van het totaal aantal genodigden. Vlak na het evenement is er ook een evaluatie verstuurd, evenals een e-mail met de presentaties en andere nuttige naslagwerken. Het mooie resultaat hiervan was positieve feedback (gemiddeld een 8.5) van veel gebruikers over de Webpower Gebruikersdag én de communicatie voorafgaand, tijdens en na het event.

Deel dit Artikel